7 - favorire le attività di controllo

POLIGEA genera le scritture sulla base dei dati inseriti dall'operatore ed è quindi importante che l'agenzia predisponga una prassi per la registrazione degli incassi che tenga conto delle specifiche esigenze.

Il confronto con i rilievi contabili effettuati dagli estratti conto di fornitori e clienti può essere facilitato con l'adozione di piccoli accorgimenti.

Incassi con bonifico bancario

Alla registrazione è fondamentale indicare come data contabile la data di accredito (prima colonna di solito) così come risulta dai movimenti: quando (e accade spesso) la data di accredito differisce da quella di registrazione il sistema genera scritture di compensazione utilizzando un conto transitorio. Le scritture generate sono sempre identificate dal loghino POLIGEA.

Incassi con bollettino postale

Gli accrediti sul conto postale sono effettuati di solito con cadenza giornaliera ma con eccezioni, derivanti da innumerevoli fattori impossibili da contemplare. Capita ad esempio che nella stessa giornata sul conto postale vengano effettuati due accrediti mentre POLIGEA ha indicazioni di generare una sola scrittura.

Se questo problema è ritenuto rilevante occorre allora utilizzare un conto transitorio (es. bollettini da rilevare) da indicare al momento dell'incasso dei titoli con bollettino postale;

In questo caso è assolutamente consigliabile effettuare la registrazione con data contabile coincidente con la data di registrazione per evitare le scritture di compensazione (vedi sopra), qui superflue, che il sistema genera in caso di discordanza tra la data contabile di accredito e quella di registrazione sui sistemi di compagnia.

Le stesse osservazioni valgono per gli incassi tramite POS, RID, ecc.. e per la registrazione delle distinte di versamento bancario. In sostanza tutte le volte in cui risulta impossibile predisporre il sistema per una scrittura di partita doppia esattamente coerente con quella dell'estratto conto bancario è opportuno utilizzare dei conti transitori da "svuotare" successivamente tramite rilievi manuali.